Con 12 años de experiencia en Apotheka dedicados al diseño y a la automatización de oficinas de farmacia, y habiendo ejecutado más de 130 proyectos con características muy distintas, Jesús Ruano, Delegado de Apotheka de parte de Andalucía y Extremadura, comparte con nosotros cuáles son los factores más importantes que nos ayudarán a determinar el sistema de almacenamiento de la farmacia perfecto.

El objetivo principal de Apotheka es la máxima optimización del espacio y del tiempo en tu oficina de farmacia.

El medicamento es el pulmón de la farmacia, es decir, es el motivo principal por el cual los pacientes o clientes visitan mi farmacia. Esto nos obliga a optimizar lo mejor posible su almacenamiento y logística. Además, cada oficina de farmacia posee unas peculiaridades que permiten clasificarlas dentro de un perfil general: farmacia de barrio, de paso, farmacia de centro, farmacia única… en cada una de las tipologías que nos podemos encontrar, el medicamento y todos sus ámbitos deben tener un tratamiento distinto.

Cada farmacia, posee unas particularidades específicas y únicas de su localización y del equipo farmacéutico que la forman. Por eso es aconsejable que en cada farmacia se realice un estudio específico y exhaustivo en el que se tienen en cuenta muchísimas variables. Hablamos de un estudio pormenorizado con un enfoque multidisciplinar.

¿Cómo elijo el mejor sistema de almacenamiento de la farmacia?

1 – Piensa en el espacio disponible

Lo podemos abordar desde dos perspectivas: la de la superficie total que tiene mi oficina y, por otro lado, dentro de este espacio, ¿cómo voy a ubicar los distintos elementos?

No es lo mismo una farmacia pequeña que una grande, eso está claro. Las pequeñas requieren un esfuerzo extra de optimización de espacio para disponer de más metros cuadrados para la exposición, que es lo que nos trae una rentabilidad alta, y más espacio para mis pacientes dentro del espacio al público. Ese problema no es tan limitante en una farmacia con una superficie disponible mayor, pero muchas veces el tener un gran espacio puede convertirse también en un problema.

2- Ubicación y distribución del sistema de almacenamiento de la farmacia

Siempre tenemos que hablar de una posible localización dentro de la estructura básica y principal de la farmacia, bien sea en rebotica o bien a través de un sistema mixto que combine medicamento en la rebotica y también parte del medicamento a la mano en el despacho al público. Incluso podríamos hablar de la totalidad del medicamento a la mano en el despacho al público.

3 – El tiempo es el bien más preciado cuando hablamos de salud

Tanto para el farmacéutico y sus empleados como para el propio paciente. El equipo farmacéutico se preocupa de los procesos operativos de la farmacia, de la gestión de las compras, y la farmacia debe funcionar a un ritmo adecuado. Debo diseñar y disponer del sistema que mejor me permita optimizar el tiempo.

Y en esta variable también debemos contemplar el tiempo del paciente: si hay solo una farmacia en el barrio, el paciente tendrá más disponibilidad y permisividad a la hora de esperar, pero si somos una farmacia ubicada en pleno centro, necesitamos rapidez en la dispensación. ¿Sabías que el paciente puede llegar a percibir como tres veces superior el tiempo de espera, si se encuentra él solo en la farmacia?

Son enfoques de ubicación cuando hablamos dentro de la estructura principal, pero el robot permite una ventaja muy especial: la deslocalización del sistema de almacenamiento, esto quiere decir que podemos disponer del sistema de almacenamiento en una segunda planta, en un sótano o en local de al lado. Esto permite deslocalizar los puntos de venta.

El medicamento es el pulmón de la farmacia: su almacenamiento debe ser una prioridad para nosotros

4 – ¿Qué interacción quieres tener con tus pacientes?

Si quiero tener una mayor interacción en la farmacia, necesito más tiempo en el mostrador para poder dedicarlo a mis clientes. Una de las soluciones es destinar poco tiempo a la logística del medicamento y ganarlo en la atención al cliente. Nos aportará una mejora en la percepción de nuestra imagen profesional, un mejor servicio y una mayor rentabilidad.

5 –  Tu presupuesto debe ir más allá de la inversión inicial

Hay que tener en cuenta el presupuesto que queremos destinar a automatizar nuestra farmacia, pero también debemos contemplar el importe de mantenimiento si existe, ya que algunos sistemas no requieren de mantenimiento. ¿Se te ocurre alguno más? No puedes olvidar analizar el retorno de la inversión y la fiscalidad, uno de los factores más determinantes en este tipo de desembolsos.

6 – ¿Las ventas son un factor decisivo para automatizar mi farmacia?

En conversaciones con compañeros y amigos hay una pregunta que siempre se repite una y otra vez. “¿Cuánto tengo que facturar para que mi farmacia sea robotizable?” Si nos fijamos en todas las variables que hemos hablado, no sólo la facturación o las ventas son determinantes. También hay que tener presente la rotación y el número de referencias que trabajamos.

Esta suma de variables son las básicas que debemos tener en cuenta y que nos ayudarán a elegir el mejor sistema de almacenamiento para nuestra farmacia. Lo más conveniente es realizar un estudio profesionalizado, como el que ofrecemos desde Apotheka, donde analizamos todas estas variables y otras externas para saber cómo enfocar la optimización del sistema.

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